Smart ProcurementKI-Boost für oberschwellige Vergabeverfahren
Wie Generative KI Vergabeverfahren im öffentlichen Sektor spürbar beschleunigt: 49 analysierte Use-Cases, vier Quick Wins und ein Einsparungspotenzial von rund 5.000 € pro Verfahren – gemeinsam erarbeitet von AI Phase und Infora.
- Stand
- August 2025
- 17 Seiten
- Deutsch
- Kostenloser Download
Eine gemeinsame Studie von Infora und AI Phase
~35 %
der deutschen Staatsausgaben entfallen auf öffentliche Beschaffung – 300 bis 500 Mrd. € pro Jahr.
30.000
Vergabestellen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene veranlassen Vergaben.
49
KI-Use-Cases entlang der 7 Prozessphasen identifiziert und nach Effizienz und Reifegrad bewertet.
−80 %
Zeitaufwand in der Verfahrensdokumentation – rund 5.000 € Einsparung pro Verfahren.
Mit KI zu effizienteren Einkaufsprozessen im öffentlichen Sektor
In unserem Whitepaper „Smart Procurement“ zeigen wir, wie Generative KI oberschwellige Vergabeverfahren im öffentlichen Sektor spürbar beschleunigen und vereinfachen kann. Öffentliche Beschaffung macht rund 35 % der Staatsausgaben aus – über 30.000 Vergabestellen in Bund, Ländern und Kommunen sind daran beteiligt. Gemeinsam mit Infora analysiert AI Phase die zentralen Herausforderungen: von komplexen Vergabeunterlagen über Bieterfragen bis hin zu Dokumentation und Vertragsgestaltung.
Im Fokus stehen konkrete KI-Use-Cases mit hohem Praxisnutzen – automatisierte Verfahrensdokumentation, rechtssichere Bieterkommunikation und KI-gestützte Markterkundung. Das Whitepaper zeigt, wo schnelle Effizienzgewinne („Quick Wins“) möglich sind und wie Verwaltungen Mitarbeitende entlasten, Kosten senken und Verfahren transparenter gestalten.
Inhalt des Whitepapers
- 01Künstliche Intelligenz im öffentlichen Sektor
- 02Ausgangslage komplexer öffentlicher Vergabeverfahren
- 03Prozessphasen und Herausforderungen von Vergabeverfahren
- 04Identifizierung und Priorisierung von KI-Use-Cases
- 05Einsparungspotenziale durch Automatisierung in der Verfahrensdokumentation
- 06Strategische Umsetzung mit AI Phase und Infora
Vier Use-Cases mit sofortiger Wirkung
Aus 49 analysierten Anwendungsfällen priorisiert die Studie vier Quick Wins mit hoher Effizienzsteigerung und hohem technologischem Reifegrad.
Verfahrensdokumentation & Bieter-Feedback
LLMs erfassen alle verfahrensrelevanten Unterlagen und generieren eine standardisierte, rechtssichere Verfahrensdokumentation samt transparentem Bieter-Feedback.
Vertragsgestaltung & Rechtsprüfung
KI befüllt EVB-IT-Vertragsentwürfe auf Basis der Leistungsbeschreibung vor und prüft sie iterativ aus juristischer Perspektive – inklusive Prüfbericht.
Markterkundung & wirtschaftliche Zuverlässigkeit
Web-Crawling und Machine Learning beschleunigen die Marktsichtung und liefern Prüfberichte zur wirtschaftlichen Zuverlässigkeit der Bietenden.
Beantwortung von Bieterfragen
LLMs und RAG-Systeme entwerfen rechtssichere Antworten auf 20 bis 200 Bieterfragen pro Verfahren – dokumentiert in einem für alle zugänglichen Fragen-Antwort-Katalog.
Gemeinsam mit Infora – Vergabe-Expertise trifft KI-Engineering
Die Infora GmbH (Materna-Gruppe) begleitet die öffentliche Verwaltung seit Jahrzehnten bei Digitalisierungs- und Vergabeprojekten. Zusammen mit der KI-Expertise von AI Phase entstanden die Studie und ein erster Prototyp einer KI-gestützten Vergabelösung – der KI-Vermerkgenerator.
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Häufige Fragen zum Whitepaper
Die Studie von AI Phase und Infora zeigt, wie Generative KI oberschwellige Vergabeverfahren im öffentlichen Sektor beschleunigt: 49 KI-Use-Cases entlang der sieben Prozessphasen, bewertet nach Effizienzsteigerung und technologischem Reifegrad, mit vier priorisierten Quick Wins – von der automatisierten Verfahrensdokumentation bis zur KI-gestützten Beantwortung von Bieterfragen.
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